domingo, 19 de março de 2017

Produtividade: Kanban


Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão ou sinalização. Teve origem no modelo Toyota, onde a empresa, inspirada pelo sistema de reposição de estoque de supermercado (que só coloca nas prateleiras os produtos quando estão quase acabando), utilizava um quadro para sinalizar quando um determinado item deveria ser movimentado de um ponto da produção para onde era necessário, seguindo uma espécie de escadinha.

Digamos que determinado ponto da produção está com estoque baixo de seu produto, ele avisa a etapa anterior da produção colocando uma plaquinha num quadro bem visível, e a turma dessa etapa, vendo a plaquinha, produz sua parte com a matéria-prima de seu próprio estoque e envia o produto resultante para aquele ponto que solicitou. Mas veja só, ela agora está com o estoque da matéria-prima baixo, então ela vai na etapa que disponibiliza essa matéria-prima e coloca uma plaquinha sinalizando que precisa de nova matéria-prima, essa galera da outra etapa, por sua vez, produzirá a matéria-prima com o material de seu estoque e enviará para a etapa que fez o requisito. Esse esquema vai subindo a escadinha até o início da linha de produção.

Nessa pegada, é possível utilizar a ideia do Kanban para sinalizar o andamento de projetos ou listas de tarefas de um time, empresa ou mesmo na vida pessoal. Para esse contexto o quadro não indica mais a quantidade de itens em estoque, mas sim a situação em que se encontra uma tarefa, apontando o fluxo de trabalho.

Como essa versão funciona? Já te passo os passos:

  • Pegue um quadro bem visível e divida em três seções: fazer, fazendo e feito (do inglês, to do, doing, done). 
  • Identifique todas as tarefas que você precisa realizar. Se forem tarefas muito extensas o fato delas não saírem logo do status 'fazendo' pode te desanimar, então aconselho a quebrá-las em picadinhos (subtarefas).
    • Se quiser ter mais controle, é bacana colocar junto à tarefa uma estimativa do tempo que ela requer.
  • Inicialmente coloque todas elas na seção 'fazer'.
    • Se você procurar imagens de kanbans vai ver que quase sempre isso é feito usando um post-it para cada tarefa. Acho bonito, parece mais divertido, é bem visual e segue bem a filosofia de cartões sinalizadores, maaaaaaaaaaas... Eu, tia B, fico com o maior sentimento de culpa por usar tantos papéis. Então, só escrevo no formato de lista mesmo com um canetão. O sentimento de apagar o item pode ser tão recompensador quanto arrancar um post-it.
    • Sistema de cores diferentes para tarefas de diferentes projetos ou de diferentes graus de emergência pode ajudar visualmente também.
  • Quando começar a trabalhar em uma das tarefas, a mova para a seção 'fazendo'.
    • É interessante ter um controle da quantidade de tarefas em que está trabalhando. Começar mil tarefas sendo que só tem capacidade de trabalhar em duas por vez, quiçá três, só vai te dar desespero.
  • Concluindo a tarefa coloque-a na seção 'feito' e sinta o prazer dessa alegria. :P

Está é uma aplicação, de certo modo, simplória do método Kanban. Existem formas bastante elaboradas de usá-lo, desde de apenas criar novas seções, como 'em espera' ou 'fazer hoje', até dentro de grandes linhas de produção, por exemplo, com esquemas de cadeias hierárquicas em linhas de montagem.

Mas eu, particularmente, voto que colocando todas as possibilidades de uso de um método em uma escala do mais simples para o mais complexo, você percebe a faixa que vai atingir o seu objetivo e pega o mais simples possível. Essas coisas são para te ajudar, não para confundir ainda mais os usuários.

"Tia B, eu sei que você está doida para sugerir apps!"

Pois é, esse é um caso que eu prefiro o analógico. Eu realmente gosto da sensação de ir lá e mover uma tarefa de lugar. Mas entendo completamente quem prefere as facilidades da vida moderna (em especial quem trabalha em equipes onde os membros nem sempre estão presentes no mesmo horário).

Durante toda minha vida acadêmica e profissional um site (que tem versão para celulares) que sempre aparece é o Trello.



No Trello você consegue utilizar o método Kanban e o personalizar de várias maneiras, permitindo que você crie suas próprias colunas, separe diferentes projetos, adicione diferentes pessoas no mesmo projeto ou em tarefas específicas. No Trello você também consegue detalhar bastante cada cartão de tarefa, colocando estimativa de tempo, prazo, imagens, comentários, enquetes, etc.

Existem vários aplicativos e sites por aí que cumprem a função do Kanban o que muda é o nível de detalhamento, personalização e capacidade de compartilhamento dos projetos. Aí cabe a você verificar qual modelo melhor se aplica a sua situação (incluindo a versão 'quadro feito de cartolina'). :P

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