domingo, 19 de março de 2017

Produtividade: Kanban


Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão ou sinalização. Teve origem no modelo Toyota, onde a empresa, inspirada pelo sistema de reposição de estoque de supermercado (que só coloca nas prateleiras os produtos quando estão quase acabando), utilizava um quadro para sinalizar quando um determinado item deveria ser movimentado de um ponto da produção para onde era necessário, seguindo uma espécie de escadinha.

Digamos que determinado ponto da produção está com estoque baixo de seu produto, ele avisa a etapa anterior da produção colocando uma plaquinha num quadro bem visível, e a turma dessa etapa, vendo a plaquinha, produz sua parte com a matéria-prima de seu próprio estoque e envia o produto resultante para aquele ponto que solicitou. Mas veja só, ela agora está com o estoque da matéria-prima baixo, então ela vai na etapa que disponibiliza essa matéria-prima e coloca uma plaquinha sinalizando que precisa de nova matéria-prima, essa galera da outra etapa, por sua vez, produzirá a matéria-prima com o material de seu estoque e enviará para a etapa que fez o requisito. Esse esquema vai subindo a escadinha até o início da linha de produção.

Nessa pegada, é possível utilizar a ideia do Kanban para sinalizar o andamento de projetos ou listas de tarefas de um time, empresa ou mesmo na vida pessoal. Para esse contexto o quadro não indica mais a quantidade de itens em estoque, mas sim a situação em que se encontra uma tarefa, apontando o fluxo de trabalho.

Como essa versão funciona? Já te passo os passos:

  • Pegue um quadro bem visível e divida em três seções: fazer, fazendo e feito (do inglês, to do, doing, done). 
  • Identifique todas as tarefas que você precisa realizar. Se forem tarefas muito extensas o fato delas não saírem logo do status 'fazendo' pode te desanimar, então aconselho a quebrá-las em picadinhos (subtarefas).
    • Se quiser ter mais controle, é bacana colocar junto à tarefa uma estimativa do tempo que ela requer.
  • Inicialmente coloque todas elas na seção 'fazer'.
    • Se você procurar imagens de kanbans vai ver que quase sempre isso é feito usando um post-it para cada tarefa. Acho bonito, parece mais divertido, é bem visual e segue bem a filosofia de cartões sinalizadores, maaaaaaaaaaas... Eu, tia B, fico com o maior sentimento de culpa por usar tantos papéis. Então, só escrevo no formato de lista mesmo com um canetão. O sentimento de apagar o item pode ser tão recompensador quanto arrancar um post-it.
    • Sistema de cores diferentes para tarefas de diferentes projetos ou de diferentes graus de emergência pode ajudar visualmente também.
  • Quando começar a trabalhar em uma das tarefas, a mova para a seção 'fazendo'.
    • É interessante ter um controle da quantidade de tarefas em que está trabalhando. Começar mil tarefas sendo que só tem capacidade de trabalhar em duas por vez, quiçá três, só vai te dar desespero.
  • Concluindo a tarefa coloque-a na seção 'feito' e sinta o prazer dessa alegria. :P

Está é uma aplicação, de certo modo, simplória do método Kanban. Existem formas bastante elaboradas de usá-lo, desde de apenas criar novas seções, como 'em espera' ou 'fazer hoje', até dentro de grandes linhas de produção, por exemplo, com esquemas de cadeias hierárquicas em linhas de montagem.

Mas eu, particularmente, voto que colocando todas as possibilidades de uso de um método em uma escala do mais simples para o mais complexo, você percebe a faixa que vai atingir o seu objetivo e pega o mais simples possível. Essas coisas são para te ajudar, não para confundir ainda mais os usuários.

"Tia B, eu sei que você está doida para sugerir apps!"

Pois é, esse é um caso que eu prefiro o analógico. Eu realmente gosto da sensação de ir lá e mover uma tarefa de lugar. Mas entendo completamente quem prefere as facilidades da vida moderna (em especial quem trabalha em equipes onde os membros nem sempre estão presentes no mesmo horário).

Durante toda minha vida acadêmica e profissional um site (que tem versão para celulares) que sempre aparece é o Trello.



No Trello você consegue utilizar o método Kanban e o personalizar de várias maneiras, permitindo que você crie suas próprias colunas, separe diferentes projetos, adicione diferentes pessoas no mesmo projeto ou em tarefas específicas. No Trello você também consegue detalhar bastante cada cartão de tarefa, colocando estimativa de tempo, prazo, imagens, comentários, enquetes, etc.

Existem vários aplicativos e sites por aí que cumprem a função do Kanban o que muda é o nível de detalhamento, personalização e capacidade de compartilhamento dos projetos. Aí cabe a você verificar qual modelo melhor se aplica a sua situação (incluindo a versão 'quadro feito de cartolina'). :P

segunda-feira, 26 de dezembro de 2016

Produtividade: Técnica Pomodoro

pomodoro imagem

Apesar de ser bastante preguiçosa, assumo, sempre fui uma pessoinha bastante responsável e nunca gostei de me propor a realizar algo para os outros e não cumprir. Na prática, o problema só existe então quando a proposta afeta exclusivamente a mim.

Pensando nisso comecei um processo intenso de melhoria pessoal. Eu queria encontrar ferramentas e técnicas que me fizessem manter mais o foco, aproveitar melhor o tempo, minimizar a procrastinação e, por fim, realizar mais.

Aqui, nessa seção, com tag produtividade, quero apresentar os materiais que encontrei, e quem sabe ajudar também os coleguinhas.

Para começar de leve vou falar de uma técnica de gerenciamento de tempo muito simples e muito fácil de ser realizada, mas que serve de base para diversos outros modelos com graus de complexidade e profundidade bem variados: a técnica Pomodoro.

A técnica, desenvolvida por Francesco Cirillo, teve inspiração para o nome no popular cronômetro de cozinha em formato de tomatinho, em italiano, pomodoro; pois consiste no uso de um cronômetro para criação de fatias de tempo. O argumento dessa técnica é que o cérebro trabalha melhor quando existem pausas frequentes durante um trabalho que exige foco.

Como, então, são divididos essas fatias de tempo?

O primeiro passo é definir o que será realizado. Saber exatamente o que deve ser feito faz com que o início do processo seja mais objetivo e diminui o tempo gasto para se pegar no tranco.

Definido a lista de tarefas e obtido o material necessário para realizá-lo é que se dá início à técnica Pomodoro de fato. Deve-se então ajustar o cronômetro para o tempo desejado de foco. No geral, é utilizado 25 minutos para essa etapa, mas se você já tem um conhecimento bacana sobre seu próprio sistema e sabe quanto consegue focar sem cansaço isso pode ser adaptado normalmente. Qualquer pensamento relevante ou distração importante que aparecer dentro desse período deve ser anotada para ser consultada no fim dessa fatia de tempo.

Os 25 minutos passaram e ainda não terminou o trabalho? Aqui entra a primeira pausa. Novamente existe uma sugestão comumente usada de 5 minutos. Aqui você sai, vai no banheiro, bebe uma água, organiza aquela distração para ser resolvida depois, ri de um vídeo curto, be free to live wild... Em 5 minutos. É interessante marcar de alguma forma que essa pausa ocorreu. Talvez fazer um pequeno x, colocar uma sementinha no canto da mesa, ou usar um app mais robusto. Mais para frente explicarei o motivo.

Com o fim da pausa marca-se mais 25 minutos de trabalho focado. E o ciclo se mantém assim atééé... Aí que entra a primeira utilidade daquelas marcações. 5 minutinhos ajudam, mas não fazem milagres. Então, uma das sugestões da técnica é que a cada quatro marcações exista uma pausa maior, de 15 até 30 minutos, dependendo da sua disponibilidade. Feito isso, o ciclo recomeça até que o trabalho completo esteja terminado.



Uma recomendação é que se a tarefa definida para aquela fatia de tempo terminar antes do fim dos 25 minutos o tempo restante seja utilizado para revisão do trabalho.

O legal das marcações é que permite a percepção de quanto tempo é necessário para cada tarefa. Assim, quando você precisar separar na agenda um momento para cumprir algo ou dar um prazo para alguém, esse controle colabora bastante.

No fundo o mais básico dos despertadores já cumpre a função para realizar a técnica do Pomodoro, mas existem várias ferramentas interessantes por aí que aconselho dar uma olhada.

Um deles é a extensão Strict Workflow para o navegador Chrome. Ele bloqueia sites como Facebook e Youtube (podendo ser acrescentados outros a gosto do freguês) durante os 25 minutos de foco (tempo também modificável). É bastante útil para quem trabalha no computador e não resiste à uma notificação das redes sociais.

Eu utilizo um app gratuíto para Android chamado de Productivity Challenge Timer. Considero um aplicativo bastante completo e até simples para a quantidade de recursos. Você pode adicionar projetos separadamente e selecioná-los quando iniciar o ciclo dos pomodoros. Assim você consegue visualizar quanto tempo gastou com cada projeto. Existem outros recursos derivados dessa técnica, mas quero explorá-los em outro post.


Acredito bravamente no potencial da técnica Pomodoro e tenho utilizado com resultados muito positivos. Vale dar uma chance e experimentar algumas das milhões de ferramentas que existem por aí.