domingo, 19 de março de 2017

Produtividade: Kanban


Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão ou sinalização. Teve origem no modelo Toyota, onde a empresa, inspirada pelo sistema de reposição de estoque de supermercado (que só coloca nas prateleiras os produtos quando estão quase acabando), utilizava um quadro para sinalizar quando um determinado item deveria ser movimentado de um ponto da produção para onde era necessário, seguindo uma espécie de escadinha.

Digamos que determinado ponto da produção está com estoque baixo de seu produto, ele avisa a etapa anterior da produção colocando uma plaquinha num quadro bem visível, e a turma dessa etapa, vendo a plaquinha, produz sua parte com a matéria-prima de seu próprio estoque e envia o produto resultante para aquele ponto que solicitou. Mas veja só, ela agora está com o estoque da matéria-prima baixo, então ela vai na etapa que disponibiliza essa matéria-prima e coloca uma plaquinha sinalizando que precisa de nova matéria-prima, essa galera da outra etapa, por sua vez, produzirá a matéria-prima com o material de seu estoque e enviará para a etapa que fez o requisito. Esse esquema vai subindo a escadinha até o início da linha de produção.

Nessa pegada, é possível utilizar a ideia do Kanban para sinalizar o andamento de projetos ou listas de tarefas de um time, empresa ou mesmo na vida pessoal. Para esse contexto o quadro não indica mais a quantidade de itens em estoque, mas sim a situação em que se encontra uma tarefa, apontando o fluxo de trabalho.

Como essa versão funciona? Já te passo os passos:

  • Pegue um quadro bem visível e divida em três seções: fazer, fazendo e feito (do inglês, to do, doing, done). 
  • Identifique todas as tarefas que você precisa realizar. Se forem tarefas muito extensas o fato delas não saírem logo do status 'fazendo' pode te desanimar, então aconselho a quebrá-las em picadinhos (subtarefas).
    • Se quiser ter mais controle, é bacana colocar junto à tarefa uma estimativa do tempo que ela requer.
  • Inicialmente coloque todas elas na seção 'fazer'.
    • Se você procurar imagens de kanbans vai ver que quase sempre isso é feito usando um post-it para cada tarefa. Acho bonito, parece mais divertido, é bem visual e segue bem a filosofia de cartões sinalizadores, maaaaaaaaaaas... Eu, tia B, fico com o maior sentimento de culpa por usar tantos papéis. Então, só escrevo no formato de lista mesmo com um canetão. O sentimento de apagar o item pode ser tão recompensador quanto arrancar um post-it.
    • Sistema de cores diferentes para tarefas de diferentes projetos ou de diferentes graus de emergência pode ajudar visualmente também.
  • Quando começar a trabalhar em uma das tarefas, a mova para a seção 'fazendo'.
    • É interessante ter um controle da quantidade de tarefas em que está trabalhando. Começar mil tarefas sendo que só tem capacidade de trabalhar em duas por vez, quiçá três, só vai te dar desespero.
  • Concluindo a tarefa coloque-a na seção 'feito' e sinta o prazer dessa alegria. :P

Está é uma aplicação, de certo modo, simplória do método Kanban. Existem formas bastante elaboradas de usá-lo, desde de apenas criar novas seções, como 'em espera' ou 'fazer hoje', até dentro de grandes linhas de produção, por exemplo, com esquemas de cadeias hierárquicas em linhas de montagem.

Mas eu, particularmente, voto que colocando todas as possibilidades de uso de um método em uma escala do mais simples para o mais complexo, você percebe a faixa que vai atingir o seu objetivo e pega o mais simples possível. Essas coisas são para te ajudar, não para confundir ainda mais os usuários.

"Tia B, eu sei que você está doida para sugerir apps!"

Pois é, esse é um caso que eu prefiro o analógico. Eu realmente gosto da sensação de ir lá e mover uma tarefa de lugar. Mas entendo completamente quem prefere as facilidades da vida moderna (em especial quem trabalha em equipes onde os membros nem sempre estão presentes no mesmo horário).

Durante toda minha vida acadêmica e profissional um site (que tem versão para celulares) que sempre aparece é o Trello.



No Trello você consegue utilizar o método Kanban e o personalizar de várias maneiras, permitindo que você crie suas próprias colunas, separe diferentes projetos, adicione diferentes pessoas no mesmo projeto ou em tarefas específicas. No Trello você também consegue detalhar bastante cada cartão de tarefa, colocando estimativa de tempo, prazo, imagens, comentários, enquetes, etc.

Existem vários aplicativos e sites por aí que cumprem a função do Kanban o que muda é o nível de detalhamento, personalização e capacidade de compartilhamento dos projetos. Aí cabe a você verificar qual modelo melhor se aplica a sua situação (incluindo a versão 'quadro feito de cartolina'). :P

quarta-feira, 18 de janeiro de 2017

Produtividade: Metas para 2017


A transação de um ano para o outro acaba sendo um período em que as pessoas aproveitam para fechar um ciclo de projetos e iniciar outro, ou pelo menos um momento para reavaliação do que está acontecendo em sua vida.

Resoluções da virada sempre aparecem com várias promessas e metas. O ponto é que para que essas promessas se cumpram é necessário planejamento, parte que a turma tende a pular na hora de escrever no caderninho o que deseja para o ano que entra.

Não estou desanimando ninguém a sonhar por sonhar, sou do time que gasta boa parte do tempo livre imaginando coisas que seriam razoavelmente impossíveis, e fico pessoalmente chateada com quem diz que viajar na maionese de tempos em tempos é desperdiçar tempo e que poderia ser mais produtivo (sejam essas pessoas corretas ou não, vai saber).

Apenas gostaria de focar nesse post nos sonhos palpáveis, nos projetos mesmo, nas realizações que você, companheiro, espera em 2017. Como torná-las reais?

Fiz um pequeno conjunto de tópicos apenas porque fica mais bonitinho, mas o conjunto de passos é bem simples. O problema maior é realizá-lo dependendo do que você almeja. Então segue a lista...

1 - Identifique suas metas (de forma realista)

As vezes é complicado identificar o que realmente cabe na sua vida. Nem é só uma questão financeira, que geralmente é o primeiro empecilho que nos surge à mente, mas milhões de fatores: o que eu quero necessita de elementos que eu não tenho como conseguir de forma alguma? Preciso alcançar outra meta para que isso possa se cumprir? É viável? E, principalmente, isso combina comigo hoje? Ou é só algo antigo que não se cumpriu e que ainda estou segurando por costume? É para agradar alguém que nem me importo mais? Vai me fazer mais feliz ou será apenas um x na minha lista contabilizando números?

Um exemplo: Batata resolve que quer ganhar um campeonato de natação, mas ela não sabe nadar.
Bem, digamos que não é um sonho muito realista. Impossível? Quem sou eu para dizer? Mas dá pra pensar em algo mais viável na vidinha de Batata. Talvez aprender a nadar e se pá até participar realmente de um campeonato para iniciantes. (y)

Metas bem definidas e realistas são mais fáceis de se imaginar e projetar. E quando elas combinam com com você elas, por si só, te incentivam a buscá-las.

2 - Destrinche suas metas (pique ela em pedacinhos)

Beleza, Batata irá aprender a nadar. Mas como? Ela pode pedir para que o irmão a ensine nos fins de semana, pode se inscrever em um curso, pode verificar a grade de educação física na escola. Mais uma vez, Batata terá que escolher o caminho que melhor se enquadre em sua rotina e disponibilidade.
Para cada meta que foi especificada é necessário verificar o que deve ser feito, como será feito, quais serão as ferramentas necessárias, como consegui-las...

Isso é legal de se fazer não apenas porque tópicos sempre ficam mais bonitinhos, mas porque dão uma boa visão do caminho que deve ser feito e também aumentam o fator incentivo.

Se você faz uma lista de itens e demora muito para marcar algo é perigoso até se esquecer da coitada da lista, mas se você está constantemente marcando algo como ‘completado’ percebe que seus esforços estão valendo a pena e, geralmente, isso faz você se animar em continuar.

3 - Defina prazos.

Vamos botar certa pressão nas coisas. Estabelecer uma deadline diminui um pouco da procrastinação, mesmo que acabamos deixando para a última hora ainda faríamos em alguma hora.

Talvez a gente crie prazos não muito precisos, principalmente se for algo novo que não temos conhecimento exato de quanto tempo é necessário. Mas acredito que uma estimativa média das nossas capacidades seja bacana.

Para mim, Tia B, não gosto de estipular prazos muito gentis. Costumo me bagunçar com prazos muito longos pois fico com o sentimento de que tenho muito tempo e começo a me acomodar. Queremos realizações, vamos buscar nos conhecer e identificar o que funciona.

Por exemplo, apesar de não gostar de contar meus planos por aí até vê-los realizados, eu funciono melhor quando falo ao menos para uma pessoa mais próxima que estou tentando concretizar algo, pois sei que se ela vier perguntar se terminei meu projeto no prazo que disse, morrerei de vergonha se tiver que responder que não.

4 - Monitore seus planos

Desistir no caminho é a única coisa que tem 100% de garantia de destruir sua meta. Então, monitore seus planos.

Verifique o que está acontecendo, se está cumprindo seus prazos, o que pode estar atrapalhando, como contornar isso, o que está dando certo, o que você fez que deu certo, o que já cumpriu...

No fim é colocar novas metas no conjuntinho e seguir em frente. :D

- Mas, tia B, tem ferramentas para ajudar a organizar minhas metas?

Opa!

Eu, pessoinha analógica, gosto de usar um caderninho físico mesmo. Apenas escrevo minha lista de metas com um quadradinho na frente para marcar conforme for terminando e vou colocando na minha agenda pessoal os passos já nas datas aproximadas que eu quero cumprir. Todo começo de mês eu olho minha lista de metas para definir os passos para alcançá-las que tentarei cumprir naquele mês, e todo começo de semana verifico como estou indo.

Tentei fazer uma versão digital, tão simples quanto, para quem quiser imprimir. É algo bem simples apenas para incentivar. Deixarei um link para download aqui e outro no fim do post junto com as imagens de exemplo.

Existem apps bem completos também.

Um deles é o Minhas metas. Nele você pode separar suas metas em categorias (já vem com algumas, mas é personalizável) e estipular para cada uma os passos necessários já definindo as datas limites de execução. O app te mandará lembretes conforme o prazo for se esgotando. Você também pode definir imagens para cada meta, isso forma um simpático mural sempre que você abre o aplicativo.



Independente da ferramenta que você escolha é uma prática que ajuda muitas pessoas a se organizarem e cumprirem novas realizações, então vale a pena o tentar.

segunda-feira, 26 de dezembro de 2016

Produtividade: Técnica Pomodoro

pomodoro imagem

Apesar de ser bastante preguiçosa, assumo, sempre fui uma pessoinha bastante responsável e nunca gostei de me propor a realizar algo para os outros e não cumprir. Na prática, o problema só existe então quando a proposta afeta exclusivamente a mim.

Pensando nisso comecei um processo intenso de melhoria pessoal. Eu queria encontrar ferramentas e técnicas que me fizessem manter mais o foco, aproveitar melhor o tempo, minimizar a procrastinação e, por fim, realizar mais.

Aqui, nessa seção, com tag produtividade, quero apresentar os materiais que encontrei, e quem sabe ajudar também os coleguinhas.

Para começar de leve vou falar de uma técnica de gerenciamento de tempo muito simples e muito fácil de ser realizada, mas que serve de base para diversos outros modelos com graus de complexidade e profundidade bem variados: a técnica Pomodoro.

A técnica, desenvolvida por Francesco Cirillo, teve inspiração para o nome no popular cronômetro de cozinha em formato de tomatinho, em italiano, pomodoro; pois consiste no uso de um cronômetro para criação de fatias de tempo. O argumento dessa técnica é que o cérebro trabalha melhor quando existem pausas frequentes durante um trabalho que exige foco.

Como, então, são divididos essas fatias de tempo?

O primeiro passo é definir o que será realizado. Saber exatamente o que deve ser feito faz com que o início do processo seja mais objetivo e diminui o tempo gasto para se pegar no tranco.

Definido a lista de tarefas e obtido o material necessário para realizá-lo é que se dá início à técnica Pomodoro de fato. Deve-se então ajustar o cronômetro para o tempo desejado de foco. No geral, é utilizado 25 minutos para essa etapa, mas se você já tem um conhecimento bacana sobre seu próprio sistema e sabe quanto consegue focar sem cansaço isso pode ser adaptado normalmente. Qualquer pensamento relevante ou distração importante que aparecer dentro desse período deve ser anotada para ser consultada no fim dessa fatia de tempo.

Os 25 minutos passaram e ainda não terminou o trabalho? Aqui entra a primeira pausa. Novamente existe uma sugestão comumente usada de 5 minutos. Aqui você sai, vai no banheiro, bebe uma água, organiza aquela distração para ser resolvida depois, ri de um vídeo curto, be free to live wild... Em 5 minutos. É interessante marcar de alguma forma que essa pausa ocorreu. Talvez fazer um pequeno x, colocar uma sementinha no canto da mesa, ou usar um app mais robusto. Mais para frente explicarei o motivo.

Com o fim da pausa marca-se mais 25 minutos de trabalho focado. E o ciclo se mantém assim atééé... Aí que entra a primeira utilidade daquelas marcações. 5 minutinhos ajudam, mas não fazem milagres. Então, uma das sugestões da técnica é que a cada quatro marcações exista uma pausa maior, de 15 até 30 minutos, dependendo da sua disponibilidade. Feito isso, o ciclo recomeça até que o trabalho completo esteja terminado.



Uma recomendação é que se a tarefa definida para aquela fatia de tempo terminar antes do fim dos 25 minutos o tempo restante seja utilizado para revisão do trabalho.

O legal das marcações é que permite a percepção de quanto tempo é necessário para cada tarefa. Assim, quando você precisar separar na agenda um momento para cumprir algo ou dar um prazo para alguém, esse controle colabora bastante.

No fundo o mais básico dos despertadores já cumpre a função para realizar a técnica do Pomodoro, mas existem várias ferramentas interessantes por aí que aconselho dar uma olhada.

Um deles é a extensão Strict Workflow para o navegador Chrome. Ele bloqueia sites como Facebook e Youtube (podendo ser acrescentados outros a gosto do freguês) durante os 25 minutos de foco (tempo também modificável). É bastante útil para quem trabalha no computador e não resiste à uma notificação das redes sociais.

Eu utilizo um app gratuíto para Android chamado de Productivity Challenge Timer. Considero um aplicativo bastante completo e até simples para a quantidade de recursos. Você pode adicionar projetos separadamente e selecioná-los quando iniciar o ciclo dos pomodoros. Assim você consegue visualizar quanto tempo gastou com cada projeto. Existem outros recursos derivados dessa técnica, mas quero explorá-los em outro post.


Acredito bravamente no potencial da técnica Pomodoro e tenho utilizado com resultados muito positivos. Vale dar uma chance e experimentar algumas das milhões de ferramentas que existem por aí.

quarta-feira, 14 de dezembro de 2016

ABOUT ME

foto de perfil
Olá,
Eu me chamo Bárbara Marques, mas me chamam por aí apenas de B. 

Terminei meu mestrado em Ciência e Tecnologia da Computação nesse finalzinho de 2016 e durante esse último ano me dediquei quase que exclusivamente ao curso. Conforme o tempo ia passando vários projetos iam se acumulando na minha cabeça, apenas esperando a conclusão para que pudessem ser colocados em prática. O fim do ano chegou, entreguei minha tese e agora é o momento desses projetos brilharem.

Por que essa explicação na sessão 'about me'? Porque pretendo fazer desse canal de comunicação, tão simples que é um blog, um pouquinho de mim.

Eu gosto de programação, computadores, tecnologia, produtividade, artes e vários outros assuntos que serão vistos por aqui. Minha primeira proposta é conseguir transferir para o Nono Motim o conhecimento que tenho sobre esses temas de forma bem didática, como se estivéssemos aprendendo juntos, trocando informações.

Se tudo der certo o blog todo acabará sendo um grande 'about me'.

Espero que gostem,

B.Marques.